Les Fêtes de fin d'année, aussi attendues qu'appréhendées, apportent leur lot de réjouissances, mais aussi de défis. Pour les entreprises, cette période peut être synonyme de surcharge, de pression accumulée sur les équipes, et d'une gestion parfois chaotique des priorités. Alors que l'équilibre travail-vie personnelle est déjà fragile pour beaucoup, le stress des Fêtes peut exacerber les tensions existantes. Pour vous aider à bien gérer cette période, tout en favorisant la productivité et le bien-être en entreprise, voici quelques stratégies pour gérer son stress pendant la course à la période des Fêtes.

Pour les adjointes, au cœur des organisations, la gestion du stress personnel est tout aussi importante que l'anxiété de performance vécue au travail.

Prenez le temps de respirer chaque fois que la pression monte et assurez-vous d'avoir une planification qui vous donnera quelques coups d'avance dans cette période ou le stress et le risque de surcharge sont forts présents.

Comprendre les sources de stress spécifiques à cette période pour identifier et prévenir

Avant de mettre en place des solutions, il est crucial d'identifier ce qui rend cette période stressante. Parmi les principales sources, évaluez celles que vous touchez.  

Les échéances de fin d'année: La clôture des projets, la finalisation des budgets et les bilans annuels.  

L'organisation de célébrations de Noël et de ce qui entoure cette période : (partys d'équipe, dîners reconnaissance, soirée clients, achats de cartes et cadeaux, coordination, envois et suivis de ceux-ci, etc.)

L'accumulation de tâches personnelles et professionnelles qui augmentent la charge mentale : Achat de cadeaux, organisation familiale et responsabilités professionnelles.  

La pression sociale et émotionnelle : Participer à des événements comme des partys de Noel pour votre organisation et celle de votre partenaire, manquer du travail pour le concert de Noël des enfants, faire des cours le soir après les devoirs pour acheter des cadeaux, maintenir des performances au travail alors que la charge et plus grande.

La fatigue saisonnière : L'hiver débute, les journées courtes et le manque de lumière naturelle peuvent affecter l'énergie et la motivation de tout le monde. 

Instaurer une planification proactive pour éviter la surcharge

Anticipez les images de charge : Identifiez les périodes critiques dans votre calendrier et regroupez les tâches similaires pour limiter la dispersion.  

Prioriser les tâches essentielles : Utilisez des outils comme la matrice d'Eisenhower pour distinguer l'urgence de l'important et peut-être que vous trouverez plusieurs tâches qui pourraient être faites les premiers jours de janvier alors que le téléphone sonnera peu et que la la pression sera à nouveau normale.

Préparer une check list de fin d'année : Centralisez les tâches administratives récurrentes pour ne rien oublier (révision des contrats, envois spéciaux à des fournisseurs, communications particulières à des clients sur les horaires ou les nouvelles listes de prix, etc.)

Conseils d'experts

C'est un sprint, mais vous devez avoir l'attitude d'un coureur de marathon

Segmenter sa journée en blocs de temps : Réservez des créneaux dédiés à des tâches précises pour maximiser votre efficacité (technique Pomodoro, par exemple).  

Mettre des limites claires : Votre équipe (collègue et patrons) vous supportera dans ce sprint s'ils sont au courant de ce que cela implique. Apprenez à dire non aux projets non prioritaires avec l'appui de votre équipe sera plus facile si tout le monde est aligné vers le même objectif.

Adopter une hygiène de vie adaptée : Une alimentation équilibrée, une activité physique régulière même simple ou courte comme une petite marche sur l'heure du dîner et un sommeil suffisant sont vos meilleurs alliés pour atteindre la ligne d'arrivée. 

Utiliser la pleine conscience : La respiration abdominale ou les micro-pauses de méditation peuvent recentrer l'esprit en quelques minutes pour garder le focus, ne pas se sentir anxieux et commencer à douter de ses capacités.

Maintenir une communication claire et ouverte

En période de sprint avant les congés, les vacances, les changements d'horaire et les périodes d'année ou de fermeture de dossiers client, maintenir ou réinvestir une communication efficace peut prévenir de nombreux malentendus et réduire la pression inutile. 

S'il ya une date qui fait sentir plus de pression que d'habitude, réserver un ou quelques courts moments supplémentaires pour communiquer ou valider des informations permettra de gagner un temps précieux en attente ou en erreurs impactantes, évitables, qui augmentent le stress de façon non nécessaire.

Recommandations

Clarifier les attentes avec les équipes

Partagez un calendrier des échéances et précisez les priorités de la fin d'année. 

Prioriser régulièrement selon le rendement et les imprévus

Instaurer un système de communication des jalons atteint simple

Encouragez les collaborateurs à signaler leurs difficultés pour trouver des solutions ensemble en mettant l'accent sur le travail d'équipe dans cet élan particulier.

Utiliser des outils numériques peut être tentant pour gagner du temps et de l'efficacité mais gare au 

Minimiser le temps requis, l'apprentissage, la réticence au changement, l'utilisation.

Des applications comme Slack ou Trello facilitent la coordination et réduisent les risques d'oublis ou de surcharges mais doivent être bien transmises, avec la formation requise, afin de ne pas créer une source de stress supplémentaire.

Encourager une clôture d'année alignée sur les valeurs de l'entreprise

Les Fêtes sont une opportunité pour les entreprises de montrer leur humanité et leur considération envers leurs employés. Outre le fameux party de Noël on peut penser à des journées thématiques plus spécialisées ou chaque personne a un petit papier spécifique illustré joliment et doit écrire une gratitude à un membre de l'équipe pour son appui dans l'année, un bon coup, une reconnaissance d'apport ou une situation particulière.

Des cartes personnalisées, un échange de cadeau pour les jours où la majorité est en congé et où certaines personnes doivent travailler à effectifs réduits pour aider les employés à sentir qu'ils ont une contribution appréciée. Un simple mot de remerciement, de considération pour le temps et l'effort mis alors que plusieurs bénéfices de congés plus traditionnels peuvent avoir un grand impact sur le sentiment de considération, de reconnaissance d'équipe.

Créer une période du temps des Fêtes productive mais douce est possible

La clé pour naviguer dans le stress du temps des Fêtes réside dans une organisation minutieuse, une communication transparente et une attention particulière au bien-être des équipes et de soi-même. Les adjoints.es, avec leur rôle central dans les entreprises, peuvent jouer un rôle clé en mettant en place ces pratiques, transformant une période souvent stressante en une opportunité de renforcement collectif et individuel.  

Aucune suggestion :

-Offrir des pauses bien-être pour aider les équipes plus fatiguées à franchir la ligne d'arrivée avec le sourire : Proposez des séances de méditation guidées, des activités de respiration ou des ateliers de relaxation via un partenariat avec Le Bar à Méditation Bloom pour les semaines de décembre.

-Créer une culture de gratitude : Organisateur des moments, peut-être un 5 minutes de gratitude le vendredi après-midi, pour célébrer les succès de l'année et remercier les équipes. Cela favorise le sentiment d'accomplissement et renforce la motivation.  

En intégrant ces stratégies, vous contribuez à créer un environnement de travail harmonieux, où la performance et la sérénité coexistent, même dans cette période effervescente. 🎄